Jak prawidłowo ustalić termin urlopu pracownika?

ODPOWIEDŹ: W pierwszym rzędzie należy zaznaczyć, że niedopuszczalne jest odgórne narzucanie przez pracodawcę terminu wykorzystania bieżącego urlopu, chyba że pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z podstawową zasadą wynikającą z art. 161 i 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r., poz. 1465) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, przy czym na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, z zastrzeżeniem, że co najmniej jedna jego część powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Stosownie do regulacji zawartych w art. 163 § 1 i § 1¹ k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu na żądanie, udzielanego pracownikowi na podstawie art. 167² k.p. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Wówczas termin urlopu ustala on po porozumieniu z pracownikiem.

Są tylko dwie sytuacje, w których pracodawca może wysłać zatrudnionego na przymusowy urlop. Pierwsza, wynikająca z art. 168 k.p., to konieczność udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, przy czym termin ten uważa się za zachowany, jeżeli urlop rozpocznie się 30 września. Z kolei drugą okoliczność uzasadniającą wysłanie zatrudnionego na urlop bez jego zgody określa art. 167¹ k.p., który stanowi, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ k.p., tj. ustalonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Wielu pracodawców uważa, że mogą polecić zatrudnionym wykorzystanie urlopu wypoczynkowego na dni sąsiadujące z dniami wolnym od pracy w ramach tzw. długich weekendów. Przepis art. 161 k.p., który zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo nie uzasadnia stosowania przymusu wykorzystania urlopu 2, czy 31 maja 2024 roku, a pracodawca, który stosuje taka praktykę musi się liczyć z nałożeniem kary w razie kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Zakładając zatem, że wszyscy zatrudnieni są zainteresowani wydłużeniem weekendu, a tym samym skorzystaniem z urlopu wypoczynkowego w sąsiadujące ze świętami dni robocze, powinni oni złożyć wnioski urlopowe. Oczywiście pracodawca może odpowiednio wcześniej wystąpić z taką propozycją, jednak nie może odgórnie decydować o terminie i sposobie wykorzystania urlopu bez konsultacji z pracownikami.