Dobra atmosfera w pracy. Zawodowe życie to nie tylko księgowania

Podstawową zasadą, którą trzeba zapamiętać, by nie wpędzić się w pracy w poważne kłopoty, jest ta mówiąca, że w sytuacjach służbowych nie ma miejsca na komplementy dotyczące urody oraz cech kobiecych lub męskich. W pracy płeć i uroda nie powinny mieć znaczenia, gdyż głos należy wtedy do kompetencji. Komplementy skupiające się na ubiorze czy fryzurze skierowane do osoby wykonującej odpowiedzialne obowiązki mogą zostać odczytane jako próba lekceważenia wykonywanej przez tę osobę pracy. Co więcej, zwracanie uwagi na cechy zewnętrzne płci przeciwnej może być odczytane jako dwuznaczne, wymagające szybkiej i zdecydowanej reakcji przełożonych. W środowiskach zdominowanych przez mężczyzn komplementy dotyczące kobiecej urody odczytywane mogą być jako próba ich dyskryminowania. Podobnie działa to w drugą stronę – w miejscu, w którym większość zatrudnionych stanowią kobiety, komplementowanie urody jednego z niewielu mężczyzn może być dla niego kłopotliwe. Nie warto więc ryzykować, bo nasze szczere chęci i czyste intencje mogą z jednej strony wpędzić kogoś w zakłopotanie, a z drugiej nas w tarapaty.

Bezpieczne komplementy to te dotyczące kompetencji i wykonywanej pracy. Wystarczy zamienić „Ładnie dziś wyglądasz, pięknie Ci w tej sukience!” na „Przygotowany przez Ciebie raport jest fenomenalny! Tak wnikliwej analizy dawno nie czytałam”, by wypowiedziane słowa nabrały zupełnie innej mocy. W rozdawaniu komplementów warto być szczodrym, choć w granicach zdrowego rozsądku. Ciągłe komplementowanie jednej osoby może być odczytanie jako jej faworyzowanie, przez co zespół zacznie ją odtrącać. Sprawiedliwe rozdawanie pochwał zmotywuje pracowników do rzetelnej pracy.

Za każdy komplement należy podziękować, nawet jeśli nie wydaje nam się on stosowny. W przypadku otrzymania komplementu, na który w naszej opinii w pracy nie ma miejsca, można zaznaczyć niezadowolenie, ale nie rozpętując przy tym awantury. Gdy więc kolega skomplementuje buty, które „wydłużają nam nogi do nieba”, można odpowiedzieć „Dziękuję za komplement, jednak wolałabym, byś w pracy skupiał się na moich kompetencjach. Czy widziałeś, że wypełnione dokumenty czekają już na twoim biurku?”. Zmiana tematu, ale też jasne postawienie granicy powinny przynieść skutki. Jeśli tak się nie stanie, potrzebna będzie rozmowa w cztery oczy lub – w ostateczności – interwencja u przełożonego. Dziękujemy także oczywiście za komplementy, które sprawiły nam przyjemność. Nie należy zasłaniać się nadmierną skromnością. Skoro ktoś ofiarowuje nam komplement, powinniśmy z wdzięcznością go przyjąć.

W każdej pracy zdarzają się sytuacje, w których krytyka jest nieunikniona. Choć zdecydowanie nie są to ulubione chwile w pracy żadnego z nas, to umiejętna rozmowa o błędach może przynosić wiele korzyści. Najważniejsze to nauczyć się odpowiednio krytykować. Podstawową zasadą konstruktywnego krytykowania jest robienie tego twarzą w twarz, nigdy w towarzystwie innych osób. Ruganie pracownika w sytuacji, w której słuchają tego inni, prowadzi do zawstydzenia i budzi emocje niemające nic wspólnego z potrzebą wyciągnięcia wniosków na przyszłość. Trzeba też powstrzymać emocje i dopilnować, by nie stosować argumentów ad personam, bo zwracamy uwagę na konkretne czynności, zachowania, a nie osobę.

Krytyka powinna być wyrażona szybko, zaraz po wydarzeniu, jako reakcja na nieprawidłowe zachowanie. Wyciąganie nieprzyjemnych sytuacji z przeszłości nie ma nic wspólnego z oczekiwaniem zmiany postępowania. Jak bowiem pracownik ma dostrzegać błędy, gdy wypominane są mu po czasie?

Istnieją techniki, które zwiększają szanse na pozytywne oddziaływanie krytyki. Jedną z nich jest tzw. metoda kanapki, która polega na przekazaniu krytyki w taki sposób, aby zbudować swoją wypowiedź z trzech części: pozytywny komentarz, negatywny komentarz, pozytywny komentarz. Metoda kanapki to więc krytyka podana w sposób łatwy do przyjęcia. Zamiast więc mówić „Po raz kolejny nie wykonałaś raportu na czas!”, możemy zbudować ten komunikat jako „Doceniam Twoje zaangażowanie. Powinnaś jednak popracować nad terminowością, bo to dla nas szczególnie ważne, by dyrektorzy mogli zapoznać się z wynikami przed spotkaniem. Zależy nam, by ten obowiązek pozostawał w Twoich rękach, bo doceniamy skrupulatność, z jaką je przygotowujesz”. Bezwzględnie należy wystrzegać się słów „zawsze” i „nigdy”. „Ty zawsze się spóźniasz” lub „Nigdy nie robisz tego dokładnie” nie mają najczęściej nic wspólnego z rzeczywistością i nie wróżą zmiany na lepsze. Na krytykę trzeba być gotowym i umieć ją przyjmować. W pracy nie powinno być miejsca na obrażanie się i dziecinne, nieuzasadnione sprzeczki. To, jak z krytyką będziemy sobie radzić, w dużej mierze zależy od tego, jak się na nią przygotujemy. Warto być otwartym i z uwagą słuchać, by móc rzeczywiście poprawiać jakość swojej pracy. Warto też podziękować, szczególnie jeśli została ona przekazana w sposób szanujący naszą godność.

Komplementy i krytyka to niejedyne problematyczne sytuacje, z którymi spotykamy się w biurze. Pracownicy generują często konflikty, które negatywnie oddziałują na pracę zespołu, a nawet powodują rezygnację części z nich. Znajomość podstawowych zasad powinna skutecznie zmniejszyć częstotliwość występowania tych okoliczności. Konflikty w zespole są naturalne, ale każdy przełożony powinien umieć je rozwiązywać. Nie powinno dopuszczać się do ich rozkwitu, bo będą miały toksyczny wpływ na pracę. Współpracownicy nie muszą się uwielbiać, ale bezwzględnie powinni darzyć się szacunkiem.

Właśnie dlatego w przypadku dostrzeżenia nieodpowiednich zachowań, takich jak kąśliwe uwagi, utrudnianie pracy poprzez nierzetelne wykonywanie obowiązków, które mają wpływ na pracę innej osoby, czy wręcz obrażanie wiążące się z dziecinnym unikaniem rozmów, przełożony powinien zareagować. W takich sytuacjach potrzebna jest rozmowa z każdą z osób, a nawet konfrontacja. Przełożony powinien zaznaczyć, że oczekuje profesjonalizmu i efektywnej współpracy, bo biuro nie jest miejscem do kłótni. Nie zawsze uda się rozwiązać konflikt, jednak powinno się dołożyć starań, by nie miał on wpływu na pracę. Jeśli konflikt zaszedł zbyt daleko, mogą być nawet potrzebne poważniejsze decyzje. Najważniejszą rolę odgrywa więc przełożony, który musi być gotowy na zmierzenie się z takimi sytuacjami, nie próbując ich ignorować i licząc na samorozwiązanie.

Praca to nie miejsce na plotkowanie, choć wizja wydaje się czasem kusząca. Dobrze wychowana osoba nie plotkuje, bo wie, jak trudne może wywołać to konsekwencje. Jeśli współpracownicy są otwarci na obmawianie innej osoby, w czym możemy uczestniczyć, istnieje spore prawdopodobieństwo, że i my jesteśmy lub będziemy przedmiotem plotek. Tak się składa, że plotki rzadko są obiektywne i stanowią raczej element biurowej rozrywki. Jeśli nie chcemy stać się ich ofiarą, omijajmy szerokim łukiem takie pogawędki. Co więcej, plotkarze w swojej naturze rzadko są dyskretni, więc do obmawianych szybko może dotrzeć to, co w chwili słabości powiedzieliśmy.

Odejścia pracowników są normalne. Jedne odbywają się w związku ze zmianą planów pracownika, który decyduje się na rozwój w innej organizacji, a jedne mają związek z decyzją pracodawcy, który nie chce kontynuować współpracy. Te drugie bywają zdecydowanie trudniejsze nie tylko dla zainteresowanego, ale też dla członków zespołu. Choć to niezwykle trudne, w takiej sytuacji obie strony powinny trzymać emocje na wodzy, bo złość może zniweczyć dobre wspomnienia. O podjętej decyzji poinformowany powinien zostać cały zespół i najlepiej, gdyby stało się to szybko, w ramach uzgodnionego działania dwóch stron.

Zachowywanie takiej wiedzy w tajemnicy prowadzi do powstawania plotek, które – jak już wiemy – są bardzo zdradliwe. Pracodawca i odchodzący pracownik powinni uzgodnić, kto z nich i w jakiej formie przekaże tę informację zespołowi. Jest to niezbędne, by pracownik mógł wykonać kolejne kroki, takie jak podziękowanie za współpracę nie tylko współpracownikom, ale także klientom i kontrahentom, którzy powinni otrzymać informację o tym, z kim od tej pory powinni się kontaktować. W ostatnich dniach pracy dobrym pomysłem jest zorganizowanie nawet krótkiego pożegnalnego spotkania. Pozostawienie po sobie dobrego wrażenia przyniesie zdecydowanie najlepsze skutki w przyszłości.

Nie można udawać, że trudne sytuacje w pracy nie będą się zdarzały. Problemy są częścią naszego zawodowego życia, podobnie jak sukcesy. Trzeba tylko być na nie przygotowanym i mieć plan zarządzania kryzysowego.